Nota de informare cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal

ASOCIATIA PENTRU AJUTOR, LUPTA, MOTIVARE SI ASISTENTA IN AFECTIUNI GRAVE- ALMA, este o asociatie cu sediul social situat in Str. Valea Merilor 5F, Parter, Judet Ilfov, Mogosoaia , inregistrata in Registrul Asociatiilor si Fundatiilor cu nr. 86PJ/26.08.2021, Cod Unic de Inregistrare Fiscala (CIF) 44837934, avand contul nr. RO81BTRLRONCRT0607185801, deschis la Banca Transilvania, sucursala Piata Chibrit Agentia Soseaua Chitila, reprezentata de Alina Nicoleta Botezatu, cu functia de Presedinte („ALMA”, „noi” sau „noastre”)

Datele de contact ale persoanei insarcinate cu protectia datelor (pe care trebuie sa o contactati in legatura cu orice probleme referitoare la protectia datelor dumneavoastra cu caracter personal):

Prenume si nume: Alina Nicoleta Botezatu

Adresa de email: abotezatu@asociatia-alma.ro

1. DESPRE ACEST DOCUMENT

In aceasta nota de informare va explicam modul in care are loc prelucrarea datelor dumneavoastra cu caracter personal de catre noi si cum ne asiguram ca datele dumneavoastra cu caracter personal sunt prelucrate responsabil si in conformitate cu legislatia privind protectia datelor cu caracter personal care este aplicabila.

Noi, cei de la ALMA, si partenerii nostri luam foarte in serios respectul fata de datele dumneavoastra. Conformarea cu legislatia privind protectia datelor cu caracter personal si bunele practici in domeniu, precum si asigurarea unui climat de transparenta, siguranta si incredere pentru clientii nostri reprezinta o prioritate pentru noi, pentru care angajatii, colaboratorii, partenerii si conducerea noastra isi declara in mod ferm sustinerea.

Pentru a facilita parcurgerea documentului, am inclus la sfarsitul acestei note un glosar care explica principalele notiuni folosite (e.g. “date cu caracter personal”, “prelucrare” etc.). Nu ezitati sa ne comunicati orice nelamuriri ati avea. Dorim sa fie clar pentru dumneavoastra cum folosim datele dumneavoastra si modul in care le protejam.

2. CE DATE ALE DUMNEAVOASTRA PRELUCRAM

Datele cu caracter personal pe care le vom prelucra sunt datele obtinute direct de la dumneavoastra.

Vom prelucra diferite categorii de date cu caracter personal, in functie de relatia dintre noi si dumneavoastra. Daca beneficiati de programele noastre sociale, pentru a presta serviciile sociale va trebui sa prelucram mai multe tipuri de date cu caracter personal, precum date referitoare la starea dumneavoastra de sanatate.

CATEGORII DE DATE PRELUCRATE

In vederea incheierii si derularii contractelor incheiate cu noi, a participarii dumneavoastra la evenimentele organizate de noi si, in anumite cazuri, a acordarii serviciilor de asistenta sociala in beneficiul dumneavoastra, in functie de nevoile dumneavoastra si, daca este cazul, de specificul asistentei sociale oferite, procesarea datelor personale poate include urmatoarele categorii de date:

• Detalii personale, cum ar fi: nume; prenume; sex; data nasterii/varsta; cetatenie; localitate de domiciliu, cod numeric personal, detalii act de identitate.
• Detalii de contact, cum ar fi: adresa de domiciliu / resedinta; numar de telefon mobil/fix; adresa de email.
• Date foto-video, imagini ale dumneavoastra - in cazul in care participati la evenimentele si activitatile organizate de noi si va dati acordul ca noi sa folosim astfel de imagini in vederea derularii campaniilor de informare si de sustinere a activitatilor noastre pe siteul nostru precum, pe platformele de socializare sau prin comunicari catre sponsorii sau colaboratorii nostri. Daca nu veti fi de acord cu prelucrarea imaginilor cu dumneavoastra sau copilului dumneavoastra minor, acest lucru nu va afecta cu nimic desfasurarea relatiilor contractuale dintre noi si dumneavoastra.
• Date bancare si date referitoare la situatia financiara (daca beneficiati de servicii de asistenta sociala prin ALMA ), cum ar fi: cont bancar si date bancare, declaratii de venit, adeverinte de venit, etc,
•  Date sensibile cu caracter personal - date medicale (daca beneficiati de servicii de asistenta sociala prin ALMA ): cum ar fi: simptome; boli anterioare; rezultatele analizelor; tratamentul pe care il urmati; medicul sau psihologul pe care l-ati accesat; recomandari medicale; date din dosarul medical, date din sedintele de consiliere, inclusiv date despre istoricul medical al familiei dumneavoastra; alte informatii pe care ni le oferiti cu privire la membrii de familie ai dumneavoastra si la relatiile dumneavoastra de rudenie.
• Dupa cum reiese din lista de mai sus, este posibil sa ne furnizati informatii cu privire la alte persoane – de exemplu, istoricul medical al rudelor dumneavoastra. Atunci cand acestea se refera la persoane identificate sau pe care le putem identifica, vom trata aceste informatii drept date cu caracter personal ale acelor persoane si le vom acorda si lor protectia necesara. Vom respecta insa cu strictete obligatia de pastrare a confidentialitatii informatiilor pe care o avem fata de dumneavoastra si nu vom informa aceste persoane despre aceasta procesare pentru a respecta obligatia noastra de confidentialitate si secret profesional (inclusiv medical) fata de dumneavoastra.

 

3. SCOPURILE si temeiurile PENTRU CARE PRELUCRAM DATELE DUMNEAVOASTRA

Prelucram date cu caracter personal referitoare la dumneavoastra in vederea incheierii, derularii contractelor de voluntariat dintre noi si dumneavoastra.

Totodata, putem prelucra datele dumneavoastra cu caracter personal pentru indeplinirea obligatiilor noastre legale cu privire la arhivare, securitate, tinerea evidentelor si a altor obligatii pe care legislatia ni le impune.

4. CUI VOM DIVULGA DATELE DUMNEAVOASTRA

Ca regula, nu divulgam datele dumneavoastra catre alte persoane sau organizatii.

In anumite situatii, este insa posibil sa divulgam datele dumneavoastra catre alte persoane fizice sau juridice:

4. 1. contabili, auditori, avocati si alti consultanti profesionali externi ai nostri – acestia vor fi obligati printr-o lege sau prin contractul incheiat cu noi sa pastreze confidentialitatea datelor dumneavoastra;
   2. autoritati publice din orice domeniu – la cererea acestora sau din initiativa noastra, in acord cu legislatia aplicabila;
   3. orice instanta relevanta din Romania sau din alt stat – in masura necesara pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept al nostru in instanta;
   4. daca va dati acordul ca noi sa folosim imagini ale dumneavoastra in vederea derularii campaniilor de informare si de sustinere a activitatilor noastre, este posibil sa comunicam astfel de imagini catre sponsorii, sustinatorii sau partenerii nostri, precum si catre publicul larg, in scopuri de promovare.
5. CUI SI IN CE CONDITII VOM TRANSFERA DATELE DVS. CATRE O TARA TERTA SAU ORGANIZATIE INTERNATIONALA

Activitatea noastra nu prevede transferul datelor dumneavoastra cu caracter personal catre alte companii, organizatii sau persoane din state terte sau catre organizatii internationale.

Cu toate acestea, caracteristicile serviciilor de comunicare electronica folosit de catre noi (de tip Cloud), implica stocarea comunicarilor electronice dintre noi si dumneavoastra, precum si a comunicarilor noastre interne care pot contine date referitoare la dumneavoastra pe servere interconectate, aflate in diferite locatii din Uniunea Europeana precum si in state terte care asigura un nivel de protectie adecvat al datelor dumneavoastra. Va asiguram ca serviciile de comunicare electronica utilizate de noi respecta standarde adecvate de siguranta si protectie a datelor.

6. CAT TIMP VOM STOCA DATELE DUMNEAVOASTRA

Vom stoca datele dumneavoastra pe toata perioada desfasurarii relatiei contractuale dintre noi si dumneavoastra, si, dupa incetarea acestuia, atat timp cat este necesar pentru respectarea cerintelor de conformitate cu obligatiile legale la care suntem supusi, ca de exemplu pentru conformarea cu eventualele controale derulate de catre autoritatile competente sau in cazul cerintelor de audit si contabilitate.

7. CARE SUNT DREPTURILE DUMNEAVOASTRA SI CUM LE PUTETI EXERCITA

Tratam drepturile pe care le aveti in legatura cu prelucrarea pe care o realizam asupra datelor referitoare la dumneavoastra cu maxima seriozitate. Vom continua sa luam toate masurile rezonabile pentru a ne asigura ca acestea sunt respectate. Pe scurt, drepturile dumneavoastra sunt urmatoarele:

1. 1. Dreptul de acces la date. Aveti dreptul de a obtine accesul la datele dumneavoastra pe care le prelucram sau le controlam sau la copii ale acestora; aveti, de asemenea, dreptul de a obtine de la noi informatii cu privire la natura, prelucrarea si divulgarea acestor date.
   2. Dreptul la rectificarea datelor. Aveti dreptul de a obtine rectificarea inexactitatilor datelor dumneavoastra pe care le prelucram sau le controlam.
   3. Dreptul la stergerea datelor („dreptul de a fi uitat”). Aveti dreptul de a obtine de la noi stergerea datelor dumneavoastra pe care le prelucram sau le controlam.
   4. Dreptul la restrictionarea prelucrarii datelor. Aveti dreptul de a restrictiona prelucrarea datelor dumneavoastra pe care le prelucram sau le controlam.
   5. Dreptul de a obiecta. Aveti dreptul de a obiecta la prelucrarea datelor dumneavoastra de catre noi sau in numele nostru.
   6. Dreptul la portabilitatea datelor. Aveti dreptul de a obtine transferul catre un alt operator al datelor dumneavoastra pe care le prelucram sau le controlam.
   7. Dreptul la retragerea consimtamantului. In situatiile in care prelucram datele dumneavoastra in temeiul consimtamantului dumneavoastra, aveti dreptul de a va retrage consimtamantul; puteti face aceasta in orice moment, cel putin la fel de usor cum ne-ati acordat initial consimtamantul; odata ce am primit notificarea ca v-ati retras consimtamantul, nu vom mai procesa datele dumneavoastra personale in scopul sau scopurile pentru care ati consimtit initial, cu exceptia cazului in care avem un alt temei legitim in acest sens; retragerea consimtamantului nu va afecta legalitatea prelucrarii datelor dumneavoastra pe care am realizat-o inainte de retragere.
   8. Dreptul de a depune o plangere la autoritatea de supraveghere. Aveti dreptul de a depune o plangere la autoritatea de supraveghere a prelucrarii datelor cu caracter personal cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastra de catre noi sau in numele nostru.

CUM VA PUTETI EXERCITA DREPTURILE

Pentru a exercita unul sau mai multe dintre aceste drepturi (inclusiv dreptul de a va retrage consimtamantul, atunci cand va prelucram datele pe baza acestuia) sau pentru a adresa orice intrebare despre oricare dintre aceste drepturi sau orice prevedere din aceasta nota de informare sau despre oricare alte aspecte ale prelucrarii datelor dumneavoastra de catre noi, va rugam sa folositi oricand doriti detaliile de contact din prima sectiune de mai sus.

8. CE SE POATE INTAMPLA DACA NU NE FURNIZATI DATELE

Nu aveti o obligatie de a ne furniza datele dumneavoastra cu caracter personal pe care le-am mentionat in acest document. Cu toate acestea, fara anumite date mentionate in aceasta nota de informare nu vom putea presta catre dumneavoastra serviciile de asistenta sociala convenite. Totodata, in cazul retragerii consimtamantului, este posibil sa nu mai putem presta serviciile de asistenta sociala convenite.

9. INEXISTENTA UNUI PROCES DECIZIONAL AUTOMATIZAT

Respectul nostru pentru datele dumneavoastra include faptul ca le acordam atentia umana necesara, prin intermediul personalului nostru.

In conditiile actuale, nu veti face obiectul unei decizii a noastre bazate exclusiv pe prelucrarea automata a datelor dumneavoastra (inclusiv crearea de profiluri) care sa produca efecte juridice cu privire la dumneavoastra sau care sa va afecteze intr-un mod similar intr-o masura semnificativa.

In viitor, urmarim introducerea unui serviciu de comunicare si monitorizare periodica a progresului beneficiarilor nostri, care se bazeaza pe o tehnologie care utilizeaza crearea de profiluri ale beneficiarilor. Desigur, veti putea alege daca doriti sa beneficiati de acest serviciu si sa fiti vizat de o astfel de prelucrare. Vom afisa pe site-ul nostru www.asociatia-alma.ro  detalii privind acest serviciu atunci cand va deveni disponibil.

10. MODIFICARILE ACESTEI NOTE DE INFORMARE

Este posibil sa modificam aceasta nota din cand in cand. In astfel de cazuri, va vom informa in avans si nu vom reduce drepturile pe care le aveti cu privire la datele dumneavoastra prin modificarile pe care le-am putea aduce acestei note.

Puteti consulta periodic sectiunea privind protectia datelor cu caracter personal afisata pe site-ul nostru www.centrul-aspera.ro pentru actualizari in ceea ce priveste conditiile prelucrarii datelor cu caracter personal.

11. SECURITATEA DATELOR DUMNEAVOASTRA

Lucram pentru a proteja persoanele ale caror date le prelucram si pe noi insine de accesul neautorizat si de modificarea, divulgarea sau distrugerea neautorizata ale datelor pe care le prelucram.

In special, am implementat urmatoarele masuri tehnice si organizatorice de asigurare a securitatii datelor cu caracter personal:

Restrangerea accesului la date. Restrangem cu strictete accesul la datele cu caracter personal pe care le prelucram la angajatii, colaboratorii si alte persoane care au nevoie sa le acceseze pentru a le putea prelucra pentru noi. Toate aceste companii si persoane fizice sunt supuse unor obligatii stricte de confidentialitate si nu vom ezita sa ii tragem la raspundere si sa incetam colaborarea cu ei in cazul in care nu trateaza protectia datelor dumneavoastra si ale altor persoane cu maxima seriozitate.

Minimizarea datelor. Ne-am asigurat ca datele dumneavoastra cu caracter personal pe care le prelucram sunt limitate la cele care sunt necesare, adecvate si relevante pentru scopurile declarate in aceasta nota.

Masuri tehnice specifice. Utilizam tehnologii si practici care sa asigure ca securitatea datelor este protejata.

Politici dedicate. Adoptam si ne revizuim practicile si politicile de prelucrare a datelor clientilor nostri si ale altor persoane, inclusiv masurile fizice si electronice de securitate, pentru a ne proteja sistemele de acces neautorizat si alte posibile amenintari la securitatea acestora. Verificam constant modul in care aplicam propriile politici de protectie a datelor cu caracter personal si in care respectam legislatia protectiei datelor.

Asigurarea exactitatii datelor dumneavoastra. Este posibil ca din cand in cand sa va rugam sa confirmati exactitatea si/sau actualitatea datelor cu caracter personal cu privire la dumneavoastra pe care le prelucram.

Instruirea personalului. Ne instruim si testam constant angajatii si colaboratorii cu privire la legislatia si cele mai bune practici in domeniul prelucrarii datelor cu caracter personal.

Anonimizarea datelor. Acolo unde este posibil si adecvat activitatii noastre, anonimizam / pseudoanonimizam datele cu caracter personal pe care le prelucram, astfel incat sa nu mai putem identifica persoanele la care acestea se refera.

Controlul furnizorilor nostri de servicii. Introducem in contractele cu cei care prelucreaza pentru noi (persoane imputernicite) sau impreuna cu noi (alti operatori – operatori asociati) clauze pentru asigurarea protectiei datelor pe care le prelucram; aceasta protectie merge cel putin pana la minimul impus de legislatie.

Desi luam toate masurile rezonabile pentru a asigura securitatea datelor dumneavostra, Aspera nu poate garanta lipsa oricarei incalcari de securitate sau imposibilitatea de penetrare a sistemelor de securitate. In cazul nefericit si putin probabil in care o astfel de incalcare va surveni, vom urma procedurile legale pentru limitarea efectelor si informarea persoanelor vizate.

12. CE SEMNIFICA TERMENII PE CARE I-AM FOLOSIT IN ACEASTA NOTA

Autoritatea de supraveghere a prelucrarii datelor cu caracter personal: o autoritate publica independenta care, potrivit legii, are atributii referitoare la supravegherea respectarii legislatiei protectiei datelor cu caracter personal. In Romania, aceasta autoritatea de supraveghere a prelucrarii datelor cu caracter personal este Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

Date cu caracter personal: orice informatii privind o persoana fizica identificata sau identificabila (denumita „persoana vizata”). O persoana fizica este identificabila daca poate fi identificata, direct sau indirect, in special prin referire la un element de identificare, de exemplu: nume, numar de identificare, unul/mai multe elemente specifice, proprii identitatii fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale a respectivei persoane. Astfel, de exemplu, in notiunea de date cu caracter personal sunt incluse urmatoarele: numele si prenumele; adresa de domiciliu sau de resedinta; adresa de email; numarul de telefon; codul numeric personal (CNP); date privind sanatatea acestuia (sunt date sensibile); date bimoetrice (sunt date sensibile); date de geolocatie. Categoriile de date cu caracter personal despre dumneavoastra pe care le prelucram sunt enumerate mai sus in Sectiunea II.

Operator: persoana fizica sau juridica care decide de ce (in ce scop) si cum (prin ce mijloace) sunt prelucrate datele cu caracter personal. Potrivit legii, raspunderea pentru respectarea legislatiei referitoare la datele cu caracter personal revine in primul rand operatorului. In relatia cu dumneavoastra, noi suntem operatorul, iar dumneavoastra sunteti persoana vizata.

Persoana imputernicita: orice persoana fizica sau juridica care prelucreaza date cu caracter personal in numele operatorului, alta decat angajatii operatorului.

Persoana vizata: persoana fizica la care se refera (careia ii „apartin”) anumite date cu caracter personal. In relatia cu noi (operatorul), dumneavoastra sunteti persoana vizata.

Prelucrare a datelor cu caracter personal: orice operatiune/set de operatiuni efectuata/efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fara utilizarea mijloacelor automatizate; de exemplu: colectarea, inregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispozitie in orice alt mod, alinierea sau combinarea, restrictionarea, stergerea sau distrugerea respectivelor date cu caracter personal/seturi de date cu caracter personal. Acestea sunt doar exemple. Practic, prelucrarea inseamna orice operatiune asupra datelor cu caracter personal, indiferent daca prin mijloace automate sau manuale.

Stat tert: un stat din afara Uniunii Europene si a Spatiului Economic European